Cómo controlar el uso de los ordenadores

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Control del uso de los ordenadores de la empresa

Su empresa puede controlar las herramientas informáticas puestas a disposición de sus empleados. Eso sí: debe advertir previamente del alcance y de la finalidad de esa posible monitorización.

Regulación previa

Usted puede controlar el uso de las herramientas informáticas que su empresa pone a disposición de sus trabajadores (en este sentido, las herramientas deben ser de su empresa –no puede controlar el uso del teléfono móvil particular de un empleado, por ejemplo–). Para ello, debe haber regulado previamente la posibilidad de efectuar este control y haber notificado a los afectados lo siguiente:

  • Qué pueden y qué no pueden hacer con las herramientas empresariales (ordenador, correo electrónico, tablet...). Por ejemplo, indique expresamente que está prohibido el uso particular de dichas herramientas (el envío de e-mails ajenos al trabajo, la conexión a redes sociales...).
  • También debe notificarles que su empresa se reserva el derecho a monitorizar los mensajes y el resto de comunicaciones. Por ejemplo, indique que podrá revisar los e-mails o las páginas web visitadas.
  • Advierta de que el uso no permitido de las herramientas informáticas acarreará sanciones disciplinarias y podrá dar lugar al despido según la gravedad de los hechos.

Control posterior

Dado que un control de este tipo puede vulnerar derechos fundamentales (derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones), efectúe dicho control de forma proporcionada a la finalidad buscada. En concreto:

  • No realice búsquedas indiscriminadas y sin motivos, y acredite que existen unas sospechas previas de una conducta incumplidora. Esto ocurrirá, por ejemplo, si detecta una bajada en el rendimiento de un empleado o si la conexión a Internet va lenta.
  • Evite injerencias innecesarias, de modo que el control sea lo menos intrusivo posible. De esta manera, en lugar de revisar toda la bandeja de entrada del correo electrónico, busque por palabras clave o visualice sólo el emisor o receptor y el título del mensaje.
  • Al imponer una sanción, analice la gravedad de los hechos. Por ejemplo, no acuda al despido si sólo detecta un e-mail personal (la medida no sería proporcional a la gravedad). Y no sancione si ha tolerado previamente el uso particular de las herramientas. En este caso, lo correcto es advertir de la necesidad de cumplir con el código de conducta y sancionar sólo si hay un incumplimiento posterior.

Normativa aplicable

Estatuto de los Trabajadores. Artículo 20.3.

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